Betriebliches Vorschlagswesen: Schätze im eigenen Betrieb heben

Wie könnte man die Produktionsleistung steigern, Mängel in betrieblichen Abläufen beseitigen, Beschäftigte entlasten, Kundenerwartungen besser erfüllen und noch dazu die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz verbessern? Unternehmerinnen und Unternehmer, die sich solche Fragen stellen, sollten die Antworten direkt bei ihrer Belegschaft suchen – etwa im Rahmen eines betrieblichen Vorschlagswesens (BVW).

Studien zeigen: Betriebe erhoffen sich von einem BVW vor allem effizientere Abläufe, höhere Motivation, eine bessere Organisation – und bereits an vierter Stelle eine Verbesserung der Arbeitssicherheit. Gleichzeitig wird dieses Potenzial in vielen BGN-Branchen noch nicht ausgeschöpft, denn die Zahl der Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiterin beziehungsweise Mitarbeiter zeigt: Da ist noch viel Luft nach oben. 

Was versteht man unter einem BVW?

Ein betriebliches Vorschlagswesen ist ein Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung und Optimierung. Es ermöglicht Beschäftigten, eigene Ideen und Vorstellungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen und -abläufe einzubringen – und so zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen. 

Ein Verbesserungsvorschlag geht dabei über die arbeitsvertraglichen Pflichten hinaus und soll dem Betrieb einen konkreten Nutzen bringen – etwa durch mehr Effizienz, Qualität, Sicherheit oder Gesundheit. Grundlage des BVW kann eine Betriebsvereinbarung sein, die regelt, wie grundsätzlich mit Vorschlägen umgegangen wird, wie das Meldeverfahren aussieht und auf welche Weise auf Vorschläge reagiert wird. Auch ohne eine Betriebsvereinbarung sollte schriftlich niedergelegt werden, wie das Verfahren genau abläuft, damit eine Regelung vorliegt, auf die man sich berufen kann.

Wie kann ein Verbesserungsvorschlag eingereicht werden?

Vorschläge können als Einzel- oder als Gruppenidee eingereicht werden. Je nach Betrieb stehen dafür unterschiedliche Wege zur Verfügung: etwa über eine spezielle E-Mail-Adresse oder eine andere digitale Lösung im Intranet, über ein Formular, das ausgefüllt in einen bestimmten Briefkasten geworfen werden kann, oder über einen persönlichen Vorschlag an entsprechend geschulte Führungskräfte. Grundsätzlich muss die Einreichung so gestaltet werden, dass alle Beschäftigten die Möglichkeit haben, einen Vorschlag abzugeben – unabhängig von Arbeitsbereich, Qualifikation oder technischer Ausstattung. Nur so wird das BVW transparent und lebendig genutzt.

Was sollte der Vorschlag beinhalten?

Das Meldeformular beziehungsweise die Meldemaske sollte eindeutig vorgeben, welche Angaben erforderlich sind:

• Name der einreichenden Person
• Einreichungsdatum
• Beschreibung des Istzustands
• Vorschlag zur Verbesserung des Istzustands
• Nutzen der Verbesserung
• ggf. Vorschlagskategorie (z. B. Prozessoptimierung, Ressourceneinsparung, Sicherheit und Gesundheit)
• ggf. der Bereich, die Abteilung etc., auf welche(n) sich der Vorschlag bezieht
• bei einer digitalen Lösung: die Möglichkeit, Fotos und andere Dateien anzuheften oder hochzuladen

Wie geht das Verfahren dann weiter?

Der genaue Ablauf hängt von der Größe und Organisation des Betriebs ab. In der Regel wird der Vorschlag zeitnah an eine zuständige Person weitergeleitet. Das kann die oder der Vorgesetzte, die Leiterin oder der Leiter der betreffenden Arbeitseinheit sein oder auch die zuständige Person für das betriebliche Vorschlagswesen. Je nach Größe des Unternehmens ist es möglich, dass der Vorschlag dann wiederum an ein Gremium weitergegeben wird, das die Vorschläge in regelmäßigen Abständen prüft und zur Stellungnahme an die Führungskraft weiterleitet, die maßgeblich davon profitieren würde. Aus der Stellungnahme sollten sich die Umsetzbarkeit, Zweckmäßigkeit und die Wirtschaftlichkeit ergeben und ob sich gegebenenfalls aus dem Vorschlag Schutzrechte (Patente, Gebrauchsmuster) ableiten lassen. Danach sollte ein Gremium entscheiden, ob und in welcher Form der Vorschlag umgesetzt und prämiert wird. 

Motivationshilfe: Gratifikation

Wertschätzung und ein kooperativer Führungsstil fördern die Bereitschaft, sich aktiv einzubringen. Doch selbst in einem guten Betriebsklima reicht das allein oft nicht aus, um dauerhaft viele Ideen zu gewinnen. Praxiserfahrungen zeigen: Eine in Aussicht gestellte Gratifikation oder Prämie kann die Motivation deutlich steigern, Wissen zu teilen und Vorschläge einzubringen.

So entsteht eine Unternehmenskultur, in der Ideen nicht nur willkommen sind, sondern auch anerkannt werden – ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes betriebliche Vorschlagswesen.

Kriterien der Prämierung

Die Kriterien für die Prämierung sollten die Wirksamkeit und den Nutzen der eingereichten Vorschläge bewerten. Dabei können folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Innovationsgrad
• Kosten- oder Ressourceneinsparung
• Effizienzsteigerung
• Umweltfreundlichkeit
• Grad der Verbesserung von Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz

Entscheidend ist, dass die Bewertungskriterien und Prämienregeln transparent und nachvollziehbar sind. Die Festlegung kann durch eine Jury oder ein festes Gremium erfolgen. Möglich sind verschiedene Modelle – etwa feste Geldprämien für angenommene Vorschläge oder eine prozentuale Beteiligung an erzielten Einsparungen und Verbesserungen. Gerade im Arbeits- und Gesundheitsschutz sollten neben wirtschaftlichen Effekten auch präventive Verbesserungen gewürdigt werden.

Neben finanziellen Anreizen wie Prämien und Bonuszahlungen können auch nicht-monetäre Anreize motivierend wirken – etwa Lob, öffentliche Würdigung, Gutscheine oder zusätzliche freie Tage. Es ist zudem wichtig, Feedback zu jedem Vorschlag zu geben. So fühlen sich Beschäftigte ernst genommen und bleiben dauerhaft engagiert.